Manajemen Tugas ke-2

1.       Pengorganisasian Struktur Manajemen

a.      Definisi Pengorgaanisasian

      Suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Pengorganisasian sebagai penyusunan dan strukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi. Proses yang terpenting dimana para menager merancang suatu struktur organisasi .

b.      Definisi Struktur Organisasi 

merupakan susunan tugas-tugas formal didalam suatu organisasi. Struktur ini, yang ditunjukkan secara  visual dalam sebuah bagan organisasi, juga menjadi beragam tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fngsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporang terhadap atasan dan pada akhirnya akan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang  dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan.  Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas.

c.       Pengorganisasian sebagai  Fungsi  Managemen

 Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas managemen didalam pengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapai aktivitas-aktivitas managemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu. Fungsi untuk Manajemen yaitu dapat mengatur kegiatan dalam suatu perusahaan, mengadakan pembagian kerja dan mengatur orang-orang.

2.       Actuating Manajemen

a.       Definisi Actuating

 Suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota keompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-bersama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut. Oleh karena itu para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut.

Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus

-          Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan

-          Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri

-          Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak

-          Tugas yang diberikan cukup relevan

-           Hubungan harmonis antar rekan kerja

b.      Pentingnya Actuating (Pergerakkan)

untuk melakukan pengarahan, bimbingan dan komunikasi. Dijelaskn pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan meniptakan, memelihara, menjaga/ mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fngsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi. Kedua, penggerakkan tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

c.       Prinsip Actuating

Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya dan mendorong pertumbuhan serta perkembangan manusia untuk menanamkan keinginan serta menghargai hasil yang baik dan sempurna. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih, memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup, serta memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

3.      Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.      Definisi Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Menurut Harold Koontz Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujun-tujuan perusahaan dapat terselenggara.

Defisi distas sangat luas dan mencangkup beberapa hal:

-          Adanya standar prestasi

-          Adanya usaha pembandingan hasil yang diperoleh dengan rencana

-          Menentukan apakah terjadi penyimpangan atau tidak

-           Melakukan perbaikan

b.       Langkah-langkah dalam kontrol

-          Pengendalian Langsung : Ialah pengendalian yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya seperti yang dikehendakinya.

-          Pengendalian tidak langsung : Pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas kemajua yang dicapai. Pengendalian ini dapat berupa laopran tertulis dan laporan lisan.

c.       Tipe – Tipe Control (pengendalian)

-          Pengendalian Produksi yaitu untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan,apakah sesuai dengan rencana yang ada.

-          Pegendalian Keuangan, ini ditunjukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan, termasuk pengendalian anggaran.

-          Pengendalian Pegawai, ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegwai bekerja sesui dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

-          Pengendalian Waktu, ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai dengan rencana atau tidak.

-          Pengendalian Kebijaksanaan, ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebjiaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilakukan sesuai dengan yang telah digariskan.

-          Pengendalian Teknis, ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknik pelaksanaan.

-          Pengendalian Penjualan, ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai dengan taarget yang ditetapkan.

              d. Proses Kontrol Manajemen

      Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manjemen untuk menjamin baha anggota organisasi bawahan yag di supervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan. Batas pengendalian kontol manajemen adalah strategy formulation, management control dan task control.

Sumber:
Dr. Mahmuh M, hanafi, MBA. 2003. Mangemen edisi revisi. Yogyakarta: akademi managemen perusahaan YKPN
S.P Hasibuan, Drs.Malayu.1984.Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah.PT Gunung Agung:Jakarta